Quản lý dự án xây dựng : CUỘC HỌP BAN ĐẦU CỦA CHỦ ĐẦU TƯ

4.2    CUỘC HỌP BAN ĐẦU CỦA CHỦ ĐẦU TƯ
Sau khi chủ nhiệm DA đã thực hiện quá trình xét duyệt ban đầu và trở nên quen thuộc với DA, phải xác định đại diện chính thức của chủ đầu tư và tổ chức một cuộc họp để thỏa thuận mối quan hệ hỗ trợ và hợp tác giữa chủ nhiệm DA với đại diện của chủ đầu tư. Đối với DA với đại diện của chủ đầu tư. Đối với DA, đại diện của chủ đầu tư giữ hai vai trò.
1.    Là người cung cấp thông tin và làm rõ những yêu cầu của DA;
2.    Là người xem xét và kiến nghị phê chuẩn tất cả các quyết định trong quá trình thực hiện DA. Phải xem xét đại diện của chủ đầu tư như là một thành viên trong đội ngũ những người thực hiện DA ngay từ khi bắt đầu hình thành DA đến khi kết thúc DA.

1.    Quy mô dự án

Còn thiếu sót gì không?
Quy mô DA có hợp lý không?
Phương cách làm việc tốt nhất là gì?
Cần bổ sung những thông tin nào?
Cần chuyên môn đặc biệt gì không?
Cách thức thi công DA?
Chất lượng mà chủ đầu tư yêu cầu?
Áp dụng quy chuẩn, tiêu chuẩn và quy định nào?

2. Kinh phí

Kinh phí dự trù có hợp lý không?
Dự toán được lập như thế nào?Vào lúc nào?
Ai chịu trách nhiệm tính dự toán?
Có phần nào trong dự toán phải kiểm tra lại?
Có phải dự toán đã được hiệu chỉnh theo thời gian và điều kiện địa phương?

3. Tiến độ

Tiến độ có hợp lý không?
Tiến độ được lập như thế nào?
Ai lập tiến độ?
Ngày hoàn thành DA đã xác định rõ ràng như thế nào?
Có những khoản thưởng và phạt để đảm bảo thời gian hoàn thành DA không?

Trong cuộc họp ban đầu giữa chủ đầu tư và chủ nhiệm DA, đại diện hợp pháp của chủ đầu tư phải xác định các thành phần ưu tiên của DA. Một DA có bốn thành tố phải quan tâm: chất lượng, quy mô, thời gian và chi phí.

Đáp ứng yêu cầu chất lượng là điều cần thiết và chủ đầu tư phải xác lập mức độ yêu cầu của DA. Phải có sự hiểu biết lẫn nhau về yêu cầu chất lượng giữa chủ nhiệm DA với đại diện của chủ đầu tư.

Quy mô là khối lượng công việc của DA cần phải thực hiện.Chủ đầu tư có thể tăng hay giảm quy mô khi thực hiện DA phụ thuộc và chi phí của DA.Chủ đầu tư xác lập mức độ ưu tiên về thời gian và chi
phí.Thông thường thì thời gian được xét ưu tiên trước chi phí.Dù vậy, chi phí cũng có thể được xét ưu tiên khi thị trường của sản phẩm thay đổi hay có những điều kiện khác nảy sinh. Nếu như không xác lập trước mức độ ưu tiên, chủ nhiệm DA phải cân đối tối ưu giữa thời gian và chi phí.

Phải xác định mức độ liên quan của đại diện chủ đầu tư với DA từ giai đoạn hình thành DA. Nếu như đại diện chủ đầu tư muốn xem xét các chi tiết và ký duyệt tất cả các văn bản liên quan đến DA thì chủ nhiệm DA phải dự trù thêm thời gian và chi phí cho sự giám sát chặt chẽ của chủ đầu tư. Chủ nhiệm DA phải thông báo cho đại diện chủ đầu tư kế hoạch thành lập đội ngũ những người tham gia DA.

Cuộc họp ban đầu cũng tạo cơ hội cho chủ nhiệm DA và đại diện chủ đầu tư gặp gỡ nhau. Ở cuộc họp này, tốt nhất là tổ chức cho tất cả những ai thuộc đơn vị chủ đầu tư có liên quan tới DA tham dự. Có thể trao đổi để làm rõ các mục tiêu của DA, mức độ chất lượng yêu cầu, những tính chất đặc thù của DA, vấn đề tài chính, các quy định và quy trình xét duyệt.

Nhiếu khi cuộc họp này có thể là cuộc họp giới thiệu chủ nhiệm DA với người đại diện của chủ đầu tư. Cần phải tránh quan niệm của nhiều chủ đầu tư cho rằng chủ nhiệm DA biết tất cả mọ thứ. Do đội ngũ tham gia DA chưa được thành lập, tất cả các cuộc thảo luận nên tập trung vào các công việc phải làm chứ không phải vào các công việc đã hoàn thành. Điều kiện lý tưởng là chủ nhiệm DA giúp chủ đầu tư chuẩn bị báo cáo đầu tư cho DA và được chủ đầu tư phê duyệt. Việc này làm cho chủ nhiệm DA hiểu rõ hơn những vấn đề ở phía sau DA và sớm có cơ hội tiếp xúc với đại diện của chủ đầu tư.

Xem toàn bộ sách Quản lý dự án xây dựng của tác giả Đỗ Thị Xuân Lan : xem ngay