6.2 CHU TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH, THEO DÕI VÀ KIỂM SOÁT DỰ ÁN
Điều quan tâm chủ yếu là làm sao đảm bảo được tất cả các thành viên của DA có được các thông tin cần thiết kịp thời để kiểm soát hiệu quả được DA. Việc theo dõi DA và rút kinh nghiệm về những sai sót không phải là điểm chính yếu của hệ thống kiểm soát. Quan trọng là xây dựng một hệ thống thông tin giúp cho chủ nhiệm DA nắm bắt được vấn đề và đưa ra quyết định kịp thời để thực hiện DA theo đúng như kế hoạch.
Đối với những DA lớn thì có hẳn một nhóm trách nhiệm theo dõi và kiểm soát DA. Đối với những DA nhỏ thì người theo dõi cũng là người chịu trách nhiệm kiểm soát và cũng chính là chủ nhiệm DA.
Hệ thống kiểm soát phải là hệ thống khép kín với kế hoạch và tiến độ thường xuyên được xem xét và hiệu chỉnh. Hoạch định – Theo dõi – Kiểm soát là một chu trình liên tục cho đến khi DA hoàn thành. Nếu như không vận hành tốt được hệ thống hoạch định – theo dõi – kiểm soát DA thì sẽ rất khó khăn trong việc quản lý DA.
Nhiều khi những công việc dễ thu thập số liệu được chú trọng theo dõi hơn những công việc quan trọng, những công việc có liên quan đến yếu tố khách quan lại được quan tâm nhiều hơn những công việc liên quan đến yếu tố chủ quan. Nhưng nếu ta kiểm soát được những công việc liên quan đến yếu tố chủ quan thì rấy có lợi. Hệ thống theo dõi nên tập trung chủ yếu đến việc đo lường các kết quả hơn là đo lường khối lượng công việc. Điều chính yếu là chủ nhiệm DA không chỉ quan tâm đến việc các thành viên DA làm việc cực nhọc như thế nào mà quan tâm đến công việc đạt được ra làm sao.
Các thông tin cần được thu thập bao gồm: số liệu kế toán, số liệu cung ứng và cuất nhập vật liệu, các phản hồi từ phía khách hàng, những thay đổi về yêu cầu kỹ thuật… Sau khi đã hoàn tất việc thu thập số liệu, nên lập báo cáo tiến trình thực hiện DA. Những báo cáo bao gồm: báo cáo về tình hình DA, về tiến độ và chi phí, về những khác biệt. Các nguyên nhân và kết quả cần phải được xác định, xu hướng phát triển của DA cần phải được ghi nhận. Các đồ thị và bảng biểu cẩn phải cập nhật theo thời gian.
Chủ nhiệm DA cần đảm bảo sao cho tiến độ của DA phải được thường xuyên cập nhật. Việc theo dõi tiến trình thực hiện DA nhằm giúp duy trì tinh thần làm việc của các thành viên, và nhắc nhở mọi người những vấn đề cần phải giải quyết.
Mục đích của việc theo dõi DA là tập hợp và báo cáo số liệu, để từ đó có thể đưa ra được những phương hướng hành động và cách giải quyết. Để hỗ trợ cho bộ phận kiểm soát, bộ phận theo dõi cũng cần phải thực hiện phân tích các số liệu. Sự khác biệt đáng kể giữa kế hoạch và thực tế cần phải được đánh dấu để cho bộ phận kiểm soát lưu ý.
Trong khi xây dựng hệ thống theo dõi, phải lưu tâm đến những thành kiến và sự trung thực. Để báo cáo có thể trung thực, phải thiết lập một hệ thống sổ sách kiểm tra số liệu nhằm đảm bảo là các số liệu thu thập có cơ sở tin cậy.
Số liệu sai lệch là do thành kiến của người báo cáo một cách vô tình hay cố ý? Bộ phận kiểm soát phati hiểu được vấn đề này. Đầu tiên là phải kiểm tra xem số liệu có bị thay đổi hoặc hiệu chỉnh đáng kể không. Cần phải tìm ra sự sai lệch và hiệu chỉnh lại để có được những số liệu chính xác.
Dự án sẽ bị ảnh hưởng nếu như số liệu báo cáo thiếu trung thực. Chủ nhiệm DA thường dựa vào các báo cáo để nhận biết các vần đề. Để có sự phối hợp này, chủ nhiệm DA phải đảm bảo là người đưa ra được những thông tin thực tế, cho dù là thông tin xấu, vẫn được ghi nhận và ủng hộ. Người thừa nhận cái sai của mình thì được thông cảm, và phải có hình thức kỷ luật với nhứng người che giấu thông tin.
Nếu như bạn có quan tâm đến DA, thì phải quan tâm tới hệ thống báo cáo của DA. Hệ thống theo dõi phải có các biểu mẫu báo cáo với mức độ chi tiết và khoảng thời gian giữa hai lần báo cáo khác nhau phù hợp với các cấp quản lý khác nhau. Ở cấp quản lý trực tiếp thì cần phải báo cáo thường xuyên để có thông tin chi tiết về từng công việc cụ thể và những nhân tố ảnh hưởng đến công việc. Ở cấp quản lý cao hơn, phải có báo cáo tổng thể, không cần quá thường xuyên và chi tiết. Các bản báo cáo phải phản ánh được cơ cấu phân chia công việc với mức độ kiểm soát tương ứng với mỗi cấp quản lý.
Mối quan hệ giữa các bản báo cáo, kế hoạch thực hiện, và cơ cấu phân chia công việc, là yếu tố chính để xác định nội dung và thời gian báo cáo. Báo cáo phải bao gồm các thông tin tương ứng với mức độ kiểm soát các công việc được thực hiện theo tiến độ cụ thể. Phải chọn thời điểm báo cáo phù hợp, sao cho việc kiểm soát có tác động, và có ý nghĩa.
Thời gian báo cáo phải tương ứng với các mốc thời điểm quan trọng của DA. Điều này có nghĩa là có thể không cần thực hiện báo cáo đều đặn định kỳ - trừ những báo cáo tiến hành DA cho cấp quản lý cao nhất. Các báo cáo cần phải được thực hiện theo kế hoạch thực hiện của DA và phải đúng thời hạn.
Bản chất của các bản báo cáo tiến hành thực hiện DA phải hòa hợp với hệ thống kế hoạch, tiến độ và chi phí của DA. Mục đích chính là đảm bảo DA được thực hiện đúng kế hoạch thông qua hệ thống kiểm soát. Không cần thiết làm cho nhiệm vụ của các thành viên DA nặng nề hơn bằng những báo cáo không liên quan đến các vấn đề cần phải kiểm soát. Tiến độ, tài nguyên sử dụng cho kế hoạch thực hiện DA là yếu tố chính để thiết kế các báo cáo của DA.
Những báo cáo chi tiết, đúng hạn gửi đến những đối tượng phù hợp đem đến các lợi ích sau đây:
• Có sự thông hiểu về mục tiêu của DA
• Biết được tiến hành thực hiện các công việc tiến hành đồng thời và các vấn đề liên quan đến sự phối hợp giữa các công việc
• Kế hoạch khả thi hơn đáp ứng được nhu cầu của mọi thành viên thực hiện DA.
• Hiểu rõ được mối quan hệ giữa các công việc với nhau và với DA
• Hạn chế được những xáo trộn khi có sự thay đổi bằng cách giảm thiểu sự chậm trễ trong việc trao đổi về các thay đổi.
• Biết được sớm dấu hiệu của các vấn đề tiềm ẩn và những chậm trễ của DA
• Có cách ứng xử nhanh hơn đối với công việc không phù hợp hay khoogn chấp nhận được
• Bộ phận quản lý cấp cao có thể thấy được tiến trình của DA và đáp ứng được các yêu cầu ngay lập tức của DA
• Giúp cho khách hàng và các bên liên quan có thể cập nhật được tiến trình thực hiện DA
Có ba vấn đề khó khăn thường gặp trong việc thiết kế báo cáo của dự án:
Thứ nhất, là có quá nhiều chi tiết do bản thân của báo cáo và do các số liệu đưa vào. Các báo cáo có quá nhiều chi tiết sẽ ít được đọc và khó tìm ra các thông tin cần thiết. Hơn nữa, khi đòi hỏi quá nhiều số liệu chi tiết thì việc chuẩn bị số liệu trở nên cẩu thả, từ đó tạo nên sự nghi ngờ về tính xác thực của báo cáo dựa trên các số liệu này. Việc chuẩn bị các số liệu quá chi tiết đến mức không cần thiết cũng rất tốn kém.
Thứ 2, là không có mối liên hệ giữa hệ thống thông tin của DA và hệ thống thông tin của công ty. Số liệu không tương thích, mối quan hệ giữa chủ nhiệm DA và bộ phận kế toán của công ty trở nên căng thẳng. Cần phải tạo ra những dạng báo cáo khác nhau để quản lý DA, nhưng phần lớn các báo cáo cũng có thể được xây dựng dựa trên các biểu mẫu của các bộ phận chức năng của công ty. Chủ nhiệm DA có thể tùy ý bổ sung những số liệu khác nhau vào các số liệu cơ sở nhưng không nên khăng khăng cho là các báo cáo chi phí, tài nguyên sử dụng của DA khác với các báo cáo của công ty. Các công ty đồng thời thực hiện nhiều DA có thể điều chỉnh hệ thống dữ kiệu và báo cáo cho phù hợp với nhu cầu đặc biệt của từng DA. Trong trường hợp như vậy, mối quan hệ giữa hệ thống thông tin của công ty và DA phải được thiết kế cẩn thận để đảm bảo là số liệu không bị bóp méo hay mất mát khi chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác. Điều quan trọng nữa là phải bảo đảm các số liệu báo cáo về chi phí và khối lượng công việc phải được thể hiện tương ứng với các thời điểm.
Thứ 3, là mối quan hệ không tương thích giữa hệ thống lập kế hoạch và theo dõi. Nếu như hệ thống theo dõi không liên quan trực tiếp đến kế hoạch của DA thì việc kiểm soat DA là không có ý nghĩa. Điều này thường xảy ra khi sử dụng hệ thống thông tin hiện hữu của công ty để theo dõi DA mà thiếu sự điều chỉnh phù hợp với hệ thống theo dõi và báo cáo của DA.
Xem toàn bộ sách Quản lý dự án xây dựng của tác giả Đỗ Thị Xuân Lan : xem ngay
0 nhận xét:
Đăng nhận xét