Môi trường làm việc và tổ chức của công ty ảnh hưởng lớn đến khả năng QLDA của chủ nhiệm DA.Các hình từ 4.1 đến 4.5 trình bày các cơ cấu tổ chức công ty khác nhau. Chủ nhiệm DA có thể làm việc cho công ty hay có thể QLDA cho một công ty khách hàng có cơ cấu tổ chức tương tự như một trong những cơ cấu này. Nếu là một đơn vị sản xuất thì các tổ chức của công ty chú trọng vào lĩnh vực sản xuất và tiếp thị sản phẩm, đặt ưu tiên các quyết định về sản phẩm. Công ty dịch vụ thì sẽ tập trung vào lĩnh vực phục vụ khách hàng. Thực hiện DA thiết kế và thi công xây lắp một công trình là tạo ra một phương tiện sản xuất hay dịch vụ, chứ không thể hiện chức năng chính của công ty đó.
Hình 4.1 trình bày cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp tập trung vào lĩnh vực sản xuất và tiếp thị.
Hình 4.2 trình bày cơ cấu tổ chức theo chức năng của một công ty điện lực.
Bộ phận kỹ thuật tồn tại để tạo ra sản phẩm cho bộ phận tiếp thị bán hàng.Bộ phận kỹ thuật thường được giao nhiệm vụ thực hiện DA ch công ty dù rằng các câu trả lời liên quan đến DA thường xuât hát từ bộ phận sản xuất.có khi từ bộ phận tiếp thị. Cơ cấu tổ chức theo bộ phận đòi hỏi có sự trao đổi thông tin giữa các bộ phận với nhau. Nếu như thông tin trao đổi không hiệu quả, có thể gây ra vấn đề chậm trễ và sai lệch thông tin. Chủ nhiệm DA quản lý DA cho công ty có cơ cấu tổ chức như trong hình 4.1 phải xét đến khoảng thời gian dự phòng do phản hồi chậm của chủ đầu tư, và phải cảnh giác với sự gia tăng quy mô DA luôn có thể xảy ra.
Công ty thực hiện dịch vụ sản xuất, truyền tải và phân phối điện.Dạng tổ chức này có hiệu quả cao khi thực hiện thiết kế và thi công một DA xây dựng có một chức năng riêng biệt, như là thiết kế và thi công công trình đường dây tải điện hay các trạm biến điện. Tuy nhiên, nếu như DA bao gồm cả công tác thiết kế và thi công một trạm phát điện, hai đường dây tải điện và một trạm biến điện thì quá trình hình thành DA ngay trong công ty có thể sẽ có khó khăn. Có khả năng là DA được chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác nếu như không giao trách nhiệm chung cho một chủ nhiệm DA. Cách thức tổ chức như thế có thể làm thông tin bị thất lạc và tiến độ bị chậm trễ. Ngay cả khi có một chủ nhiệm DA điều hành công việc chung, cũng có thể gặp khó khăn trong việc phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận chức năng.
Hình 4.3 trình bày cơ cấu tổ chức của một công ty tư vấn thiết kế xây dựng.công ty tổ chức theo phòng ban chuyên môn. Quá nhấn mạnh vào từng chuyên môn riêng có thể gây ra cạnh tranh và tạo ra mâu thuẫn ngay trong công ty, làm cho các phòng ban chỉ tập trung vào hoạt động nội bộ mà không chú ý đến mối quan hệ bên ngoài và công việc chung của DA. Khi chỉ tập trung vào hoạt động nội bộ của từng phòng ban thì hướng quyết định và kênh giao tiếp sẽ có khuynh hướng đi theo hàng dọc (từ trên xuống) chứ không đi theo hàng ngang (giữa các phòng ban với nhau); chi phí, thời gian thực hiện DA và sự phối hợp giữa các phòng ban sẽ ít được chú ý đến.
Hình 4.3 Cơ cấu tổ chức quản lý theo chuyên môn
Nhìu đơn vị tư vấn có cơ cấu tổ chức như trong hình 4.3. Cơ cấu tổ chức này có hiệu quả với những DA nhỏ, thời gian thực hiện ngắn.Tuy nhiên công tác QLDA đô khi cũng bị cản trở vì một số kỹ sư phải thực hiện cả hai trách nhiệm vừa là kỹ sư thiết kế vừa là chủ nhiệm DA.Khi nhiều bộ phận chuyên môn, sự phối hợp thực hiện các DA phức tạp trở nên khó khăn.Ví dụ như một DA phức tạp có thể bao gồm thiết kế kiến trúc, sau đó là các thiết kế kỹ thuật khác. Khi phải chuyển gia công việc từ bộ phận chuyên môn này sang bộ phận khác, DA mất đi tính đồng nhất, khó mà biết tình hình DA như thế nào và đang nằm ở đâu. Có thể là không có đủ chi phí để thực hiện khi DA được giao đến bộ phận chuyên môn cuối cùng. Tổ chức theo bộ phận chuyên môn thì sẽ gặp nhiều khó khăn khi DA có sự thay đổi.
Một cơ cấu tổ chức khác của một công ty tư vấn thiết kế xây dựng được trình bày trong hình 4.4. Công ty tổ chức theo những phòng chức năng: xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp, công trình giao thông, công trình thủy. Các kyc sư được bố trí phân tán ở các phòng chức năng.Những kỹ sư thiết kế giỏi được phân công làm trưởng phòng để quản lý quá trình thiết kế.Các kyc sư làm việc trong phòng chức năng của mình đóng góp kinh nghiệm chuyên môn cho DA. Nếu như các phòng có số lượng DA khác biệt nhau, có thể chuyển một số kỹ sư từ phòng này sang phòng khác. Sự luân chuyển này làm ảnh hưởng không tốt đến công tác quản lý DA.
Hình 4.4 Cơ câu tổ chức quản lý theo chức năng (công ty tư vấn thiết kế xây dựng)
Khi chú trọng đến chi phí, thời gian và sự phối hợp thực hiện DA, cơ cấu tổ chức theo ma trận như hình 4.5 thường được áp dụng. Mục đích sử dụng cơ cấu này là duy trì các phòng kỹ thuật để chuyên môn thiết kế không bị mất và hình thành một nhóm DA có trách nhiệm phối hợp thực hiện toàn bộ DA. Để thực hiện theo cơ cấu này, người kỹ sư thành viên của DA phải có hai kênh gia tiếp, một là với người giám sát chuyên môn, hai là với chủ nhiệm DA. Trao đổi những vấn đề thuộc về chuyên môn kỹ thuật thì theo hướng dọc, những vấn đề liên quan đến DA thì theo hướng ngang.
Cơ cấu tổ chức ma trận hình thành một môi trường làm việc theo DA. Mỗi DA được xác định theo hàng ngang. Chủ nhiệm DA chịu trách nhiệm cho sự phối hợp thực hiện toàn bộ DA, sự ảnh hưởng qua lại giữa các phòng chuyên môn, mối quan hệ với khách hàng, theo dõi thời gian và chi phí của DA. Các phòng chuyên môn chịu trách nhiệm cung cấp chuyên môn kỹ thuật, đảm bảo chất lượng công việc, kiểm soát chi phí và thời gian thực hiện phần việc của phòng đối với DA.
Ma trận xác định các kênh gia tiếp nhưng không thể hiện hướng quyết định giải quyết các mâu thuẫn.Cơ cấu tổ chức được gọi là “ma trận mạnh” khi chủ nhiệm DA có quyền quyết định.Ngược lại, cơ cấu được gọi là “ma trận yếu” khi các trưởng phòng chuyên môn có quyền quyết định.Trưởng phòng chuyên môn thường quan tâm nhiều đến lĩnh vực chuyên môn của họ hơn là đối với DA.Các kỹ sư thiết kế thường lo lắng thực hiện tốt phần việc thuộc về chuyên môn thiết kế của mình và thiếu sự quan tâm đến chi phí, thời gian của DA và không để ý đến sự ảnh hưởng của công việc đối với các phòng khác.
Hình 4.5 Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận (công ty thiết kế xây dựng)
Sự thành công của chủ nhiệm DA trong cơ cấu tổ chức ma trận phụ thuộc vào quan niệm của công ty và thái độ của nhân viên.Nếu quá chú trọng đến chuyên môn thì có thể nảy sinh các vấn đề về thời gian và chi phí. Nếu quá chú trọng đến DA thì có thể nảy sinh các vấn đề về chất lượng và hiệu quả công việc do không kiểm soát được mối liên hệ giữa các phòng chuyên môn. Do vậy, phải có sự cân đối giữa QLDA và chuyên môn. Chủ nhiệm DA hiểu rằng mọi người đều giữ vai trò quan trọng cho sự thành công của DA, cố gắng tận dụng khả năng chuyên môn và duy trì mối quan hệ trực tiếp tốt đẹp giữa các thành viên DA.
Xem toàn bộ sách Quản lý dự án xây dựng của tác giả Đỗ Thị Xuân Lan : xem ngay
0 nhận xét:
Đăng nhận xét