Quản lý dự án xây dựng:VAI TRÒ CỦA Chủ NHIỆM DỰ ÁN

1.7 NHỮNG KHÁI NIỆM QUAN TRỌNG TRONG ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN

Mặc dù mỗi DA là duy nhất, có những khái niệm quan trọng mà chủ nhiệm DA có thể dung để phối hợp thực hiện và định hướng DA.Một bảng liệt kê các điểm quan trọng trong QLDA được trình bày ở bảng 1.2.

Mỗi một khái niệm quan trọng trình bày trong bảng 1.2 sẽ được thảo luận chi tiết trong những chương tiếp theo của cuốn sách này. Nhiệm vụ của chủ nhiệm DA là tập trung nhiều khái niệm này từ giai đoạn hình thành cho đến khi kết thúc DA.

1.8 VAI TRÒ CỦA CỦA NHIỆM DỰ ÁN

Vai trò của chủ nhiệm DA là hướng dẫn cho các thành viên thực hiện DA đạt chất lượng, đúng hạn, không vượt kinh phí và quy mô của DA.Một DA là một thương vụ duy nhất, không lặp lại, và kết quả của nó không bao giờ được dự đoán hoàn thành chính xác.Chủ nhiệm DA phải đạt được mục tiêu cuối cùng mặc cho rủi ro và bất trắt có thể xảy ra.Sự thành công của DA phụ thuộc vào trình tự thực hiện công việc hợp lý, và khả năng thực hiện nguồn lực sẵn có. Người chủ nhiệm DA phải thực hiện được năm chức năng cơ bản trong công tác quản lý: hoạch định, tổ chức, phân công, hướng dẫn và kiểm soát.

Bảng 1.2 Những khái niệm quan trọng trong công tác quản lý dự án

1. Đảm bảo là một người, và chỉ một người chịu trách nhiệm chính về toàn bộ DA

2. Đừng bao giờ bắt tay vào việc khi chưa ký hợp đồng

3. Đảm bảo rằng quy mô, kinh phí và tiến độ của DA đã được duyệt

4. Hạn chế sự thay đổi quy mô DA và đảm bảo rằng không có sự gia tang quy mô của DA nếu như không được cấp có thẩm quyền đồng ý phê duyệt

5. Đảm bảo là các bên tham gia DA đều biết rõ quy mô của DA

6. Xác định rõ là ai là người tính dự toán và lập tiến bộ, khi nào thì hoàn tất

7. Kiểm tra lại xem kinh phí và thời gian có phù hợp với quy mô của DA

8. Nên tổ chức DA theo công việc thay vì cố gắng làm cho mọi người bận rộn

9. Đảm bảo là có kế hoạch định hướng rõ ràng cho toàn bộ DA

10. Thành lập một cơ cấu phân chia công việc để phân DA thành những đơn vị công việc có thể xác định và đo lường được

11. Thiết lập một sơ đồ sắp xếp nhân sự của DA thể hiện quyền lực và trách nhiệm của tất cả các thành viên

12. Tổ chức những người tham gia DA thành một đội ngũ cùng làm việc với nhau trong một thể thống nhất

13. Chú trọng đến chất lượng của DA

14. Dự trù kinh phí cho tất cả các công việc

15. Thành lập tiến độ của DA thể hiện trình tự thi công hợp lý để hoàn thành DA

16. Thiết lập một hệ thống theo dõi DA để có thể sự đoán và tường trình các thay đổi, biến động và thực hiện những hoạt động điều chỉnh kịp thời

17. Tạo điều kiện cho những thành viên liên quan nhận thấy được vấn đề phát sinh để có thể cùng nhau giải quyết vấn đề

18. Lưu trữ lại bằng hồ sơ tất cả các sự kiện liên quan đến DA

19. Chuẩn bị mẫu hợp đồng đúng quy định với các bên liên quan bất cứ khi nào có sự thay đổi về DA

20. Cung cấp thông tin đầy đủ cho chủ đầu tư

Có khả năng hoạch định là điều cốt lõi của một chủ nhiệm DA giỏi.Điều quan trọng là chủ nhiệm DA phải có trách nhiệm hoạch định DA và phải lập kế hoạch ngay khi bắt đầu DA (trước khi bắt đầu bất cứ công việc nào).Để đạt được hiệu quả cao nhất, hoạch định phải là một quá trình liên tục và kế hoạch được lập dựa trên cơ sở năng lực của những thành viên thực hiện DA.Bảng 1.3 cung cấp một số hướng dẫn cho công tác hoạch định DA.

Sơ đồ tổ chức DA phải do chủ nhiệm DA thiết lập.Sơ đồ phải thể hiện kênh thông tin giữa những người thực hiện DA.Mỗi thành viên tham gia DA phải biết quyền hạn và trách nhiệm của mọi thành viên khác để trách sai lệch thông tin và hạn chế những sai sót.Công việc được thực hiện một cách có quy củ sẽ dẫn tới kết quả tốt.Công việc không đúng quy củ sẽ phải làm lại. Làm lại sẽ dễ sai sót, làm giảm năng suất lao động và tạo cảm giác khó chịu cho các thành viên liên quan.

Bảng 1.4 cung cấp một số hướng dẫn cho công tác tổ chức

Bảng 1.3 Vai trò của chủ nhiệm dự án trong công tác lập kế hoạch

1. Kế hoạch được lập trên cơ sở các công việc cần làm

2. Thiết lập mục tiêu của DA và những yêu cầu thực hiện ngay từ khi bắt đầu DA

3. Phối hợp với các nhà quản lý chuyên môn và các nhân viên cốt cán khi hoạch định và lập dự toán cho DA

4. Xác định rõ những sự kiện và mốc thời gian quan trọng của DA để cho tất cả các thành viên liên quan biết cần làm cái gì và phải hoàn thành khi nào

5. Xét đến những tình huống bất ngờ trong kế hoạch để dự trù thời gian cho những bất trắc xảy ra trong tương lai

6. Tránh thay đổi kế hoạch DA trừ trường hợp bất khả kháng

7. Chuẩn bị những hợp đồng đúng quy định giữa các bên bất cứ khi nào có sự thanh đổi và xác lập phương pháp hiểu chỉnh sự thay đổi đó

8. Truyền đạt lại kế hoạch DA nhằm xác định rõ ràng trách nhiệm của mỗi cá nhân, thời gian và kinh phí thực hiện

9. Lưu ý rằng một kế hoạch chuẩn bị kỹ lưỡng cũng là vô dụng nếu nó không được thực hiện

Bảng 1.4 Vai trò của chủ nhiệm dự án trong công tác tổ chức

1. Tổ chức DA gắn vói công việc phải làm

2. Hình thành một cơ cấu phân chia công việc để phân DA thành những công việc có thể xác định và đo lường được

3. Thiết lập sơ đồ tổ chức cho DA để nhu cầu sử dụng nhân sự cho từng phần việc cụ thể

Xác định rõ ràng trách nhiệm của mỗi thành viên tham gia DA

Phân công và sắp xếp nhân sự là chức năng quan trọng của QLDA bởi vì con người tác đọng đến mọi vấn đề và là nguồn lực quan trọng nhất của DA. Chính con người đưa ra ý kiến, giải quyết vấn đề, thiết kế, thao tác máy móc và thi công lắp đặt vật tư thành sản phẩmcuối cùng. Sau đó chủ nhiệm DA phải làm việc với cấp trên và những người quản lý các bộ phận chức năng chuyên môn để xác định những ai có khả năng làm việc tốt nhất cho DA.Bảng 1.5 trình bày một số hướng dẫn để bố trí nhân sự cho DA.

Bảng 1.5 Vai trò của củ nhiệm dự án trong công tác phân công

1. Xác định rõ ràng công việc cần thực hiện và làm việc với các trưởng bộ phân trương ứng trong việc lựa chọn nhân sự cho DA

2. Thực hiện một buổi họp giới thiệu mục tiêu của DA cho các thành viên ngay từ khi bắt đầu DA

3. Giải thích rõ ràng với các thành viên cần phải làm gì và làm như thế nào để thích hợp với DA

4. Cố gắng làm cho các thành viên hiểu và đồng ý với quy mô, kinh phí và thời gian cảu DA

Chủ nhiệm của DA phải điều khiển toàn bộ DA và thực hiện trách nhiệm của người chỉ huy có khả năng phối hợp thực hiện các mặt của DA. Cần phải có mối quan hệ công việc tích cực giữa chủ nhiệm DA và những thành viên liên quan để xây dựng một đội ngũ thực hiên DA đạt hiệu quả cao. Chủ nhiệm cảu DA phải khuyến khích tinh thần tận tụy của các thành viên đối với DA, bởi vì phần lớn họ được bộ phận chuyên môn phân công tham gia DA và có xu hướng duy trì long trung thành đối với phòng ban chuyên môn của mình hơn. Chủ nhiệm DA phải là người có kỹ năng giao tiếp tốt và có thể làm việc với tất cả mọi người ở các cấp khác nhau.Chủ nhiệm DA phải biết phân quyền và giao trách nhiệm cho những thành viên khác và phải chú trọng phối hợp các bộ phận chuyên môn lại với nhau. Chủ nhiệm DA không thể xen vào những tiểu tiết, mà phải là người chỉ huy đội ngũ thực hiện DA để đạt được mục tiêu của DA. Bảng 1.6 trình bày vai trò của chủ nhiệm DA trong chức năng hướng dẫn.

Kiểm soát DA là công việc quan trọng trong công tác QLDA và cần có sự phối hợp của mọi thành viên DA để thực hiện.Điều quan trọng là người chủ nhiệm DA phải thành lập một hệ thống kiểm soát có thể dự đoán và tường trình được những biến động để kịp thời điều chỉnh, khắc phục trước khi những vấn đề nghiêm trọng hơn có thể xảy ra. Một hệ thống kiểm soát DA hiệu quả phải hướng tới các thành tố của DA: chất lượng, công việc thực hiện, kinh phí, thòi gian, và những thay đổi về quy mô. Bảng 1.7 cung cấp những hướng dẫn cho công việc kiểm soát DA.

Bảng 1.6 Vai trò của chủ nhiệm dự án trong chức năng hướng dẫn

1. Thực hiện bổn phận của một người lãnh đạo có năng lực trong việc phối hợp các lĩnh vực quan trọng của DA

2. Thể hiện mối quan tâm và sự nhiệt tình thực hiện DA với thái độ lạc quan “chúng ta có thể giải quyết được”

3. Gần gũi với các thành viên DA, công khai các vấn đề và giải quyết vấn đề theo cách thức cùng hợp tác

4. Phân tích và khám phá các vấn đề kịp thời để tìm được cách giải quyết vào thời điểm sớm nhất

5. Đáp ứng tài nguyên cần thiết cho những người thực hiện DA

6. Nhận thức được tầm quan trọng của từng thành viên DA, ngợi khen họ khi công việc được làm tốt, hướng dẫn họ khắc phục sai lầm và xây dựng một nguồn nhân lực làm việc có hiệu quả.