4.6 CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN
Sau khi hình thành xong đội ngũ ngững người thực hiện DA, chủ nhiệm DA tổ chức cuộc họp đầu tiên. Đây là một trong những cuộc họp quan trọng nhất của công tác QLDA và được tổ chức trước khi bắt đầu thực hiện DA. Mục đích của cuộc họp khởi động là tập trung mọi người lại, xác định ai làm việc cho DA và cung cấp một số điều cần thiết về DA để mọi người cảm thấy họ là một phần trong đội ngũ những người thực hiện DA. Điều quan trọng là chủ nhiệm DA phải hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu, chi phí và thời gian của DA và trao đổi những thông tin này với các thành viên ngay từ khi bắt đầu DA. Phải xem xét kỹ lưỡng quy mô và yêu cầu của công việc.
Cuộc họp khởi động cho phép các thành viên tham gia DA xác lập thứ tự ưu tiên thực hiện công việc, xác định công việc, xác định trách nhiệm của từng thành viên, và đưa ra định hướng chung để mọi người làm việc trong một khối thống nhất. Ở phiên họp này, chủ nhiệm DA phải trình bày các yêu cầu của DA và kế hoạch làm việc ban đầu, trao đổi về quy trình làm việc, xác lập kênh giao tiếp và các mối quan hệ. Phải cố gắng loại bỏ sự mơ hồ hay hiểu lầm về quy mô, chi phí hay thời gian của DA. Không thể thay đổi ba yếu tố này nếu như không có sự đồng ý của chủ nhiệm DA và đại diện của chủ đầu tư.
Trước khi bắt đầu cuộc họp, chủ nhiệm DA phải chuẩn bị những số liệu, thông tin về DA như tên công trình (được dùng thống nhất trong tất cả các tài liệu, hồ sơ, thư từ), vị trí công trình, khối lượng công việc và những thông tin cần thiết khác. Cũng nên trình bày luôn các tiêu chuẩn, chính sách, quy trình, quy định áp dụng đối với DA.Điều quan trọng là phải cung cấp những thông tin này cho những thành viên chủ chốt để họ biết là DA đã được phê duyệt triển khai và để họ cảm thấy họ là một thành viên quan trọng.Chủ nhiệm DA nên gặp những thành viên này trước khi bắt đầu cuộc họp để xác định và giải quyết các vấn đề cũng như làm rõ những điều còn mơ hồ.
Cuộc họp khởi động thường được tổ chức ngắn gọn nhưng là bước ban đầu để biết cần phải làm gì, ai sẽ làm, làm khi nào và chi phí thực hiện bao nhiêu. Đây không phải cuộc họp về công tác thiết kế mà là cuộc họp định hướng thực hiện DA.Chủ nhiệm DA phải điều hành cuộc họp, không nên quá đi sâu vào chi tiết.Phải lập biên bản cuộc họp và gửi biên bản đến từng thành viên tham dự. Phải lưu ý ghi nhận lại những thông tin đã phổ biến, sự thỏa thuận giữa các thành viên, nhận định của các thành viên về các vấn đề
Cuộc họp khởi động có ba mục đích quan trọng: định hướng các thành viên về mục đích và yêu cầu của DA; phổ biến kế hoạch thực hiện DA; phân công công việc cụ thể cho mỗi thành viên thực hiện. Các thành viên phải chuẩn bị phương án chi tiết thực hiện công việc và nộp lại cho chủ nhiệm DA trong vòng hai tuần lễ sau khi kết thúc phiên họp khởi động. Để tổ chức phiên họp theo một trình tự hợp lý và đảm bảo không bỏ sót các chi tiết quan trọng, chủ nhiệm DA nên sử dụng một bảng liệt kê các công việc cần làm cho cuộc họp khởi động như được mô tả trong bảng 4.2.
Xem toàn bộ sách Quản lý dự án xây dựng của tác giả Đỗ Thị Xuân Lan : xem ngay
0 nhận xét:
Đăng nhận xét