Quản lý dự án xây dựng : KẾ HOẠCH LÀM VIỆC CỦA DỰ ÁN

4.9 KẾ HOẠCH LÀM VIỆC CỦA DỰ ÁN

Chủ nhiệm DA phải thành lập một kế hoạch làm việc cho DA nhằm xác định công việc cần làm, ai làm, khi nào làm và chi phí thực hiện. Kế hoạch phải tương đối chi tiết để cho những người tham gia hiểu được họ cần phải làm gì trong giai đoạn của DA, nếu kế hoạch không chi tiết thì không có cơ sở để theo dõi và kiểm soát DA. Điều quan trọng nhất là các thành viên phải hiểu yêu cầu của DA, cùng với nhau giải quyết các xung đột và loại bỏ sự trùng lắp hay cách biệt giữa các công việc liên quan. Phải có sự thỏa thuận với nhau về mức độ ưu tiên, thời gian và chi phí thực hiện DA.

Dựa vào các bản phương án thực hiện công việc, chủ nhiệm DA lập kế hoạch làm việc của DA. Bảng 4.3 trình bày các phần chính của một bản kế hoạch DA: dữ liệu chung, công việc, tiến độ và chi phí. Phần dữ liệu chung bao gồm các thông tin liên quan như tên DA, mã số, mục tiêu, quy mô… Cơ cấu phân công tổ chức thể hiện tất cả các thành viên tham gia DA bao gồm cả đại diện của chủ đầu tư. Danh mục chi tiết các công việc và nhóm công việc được lập dựa cơ cấu phân chia công việc. Xác định thời gian và trình tự thực hiện các công việc bằng cách phối hợp tiến độ và các phương án thực hiện công việc. Xác định chi phí của DA bằng cách tính tổng chi phí các phương án thực hiện công việc.

Kế hoạch thực hiện DA là tài liệu phối hợp các công việc và hướng dẫn để quản lý toàn bộ DA.Kế hoạch thực hiện DA là nền tảng để kiểm soát tất cả công việc. Nội dung các chương 5 và 6 mô tả các phần của kế hoạch thực hiện DA: cơ cấu phân chia công việc, cơ cấu phân công tổ chức, tiến độ.

Bước đầu tiên để tổ chức thực hiện DA là hình thành cơ cấu phân chia công việc.Cơ cấu phân chia công việc xác định các công việc phải làm nhưng không xác định các công việc phải làm nhưng không xác định ai chịu trách nhiệm thực hiện công việc.Sự thành công của DA phụ thuộc vào các thành viên thực hiện DA. Chức năng chính trong QLDA là tổ chức DA theo công việc cần thực hiện, sau đó chọn người phù hợp để thực hiện công việc với chi phí và thời gian giới hạn.

Bảng 4.3 Các thành phần của một kế hoạch thực hiện dự án
1.Dữ liệu chung
Tên và mã số DA
Sơ đồ cơ cấu phân công tổ chức của DA
2.Công việc
Danh mục chi tiết liệt kê các công việc
Các công việc cụ thể
3.Tiến độ
      Trình tự và mối quan hệ giữa các công việc
      Thời gian dự kiến thực hiện công việc
      Ngày khởi công và hoàn thành công việc
4.Chi phí
      Số giờ công và chi phí nhân công thực hiện từng công việc
      Những chi phí khác dự trù cho mỗi công việc
      Phương thức thanh toán và khoản tiền thanh toán hàng tháng
5.Đo lường
      Khối lượng công việc thực hiện
      Số lượng bản vẽ hoàn thành

Sau khi hoàn tất cơ cấu phân chia công việc, bước tiếp theo là liên kết cơ cấu phân công tổ chức của công ty với các công ty xác định trong cơ câu phân chia công việc. Chủ nhiệm DA, với sự hổ trợ của các trưởng phòng chuyên môn, có thể bắt đầu quá trình chọn lựa nhân sự thực hiện DA.

Sự liên kết giữa cơ cấu phân chia công việc với cơ cấu phân công tổ chức thiết lập một cấu trúc cơ bản cho DA.Sau khi đã thiết lập xong cấu trúc, có thể lập tiến độ DA để xác định thời gian thực hiện và quan hệ giữa các công việc. Có thể xác định thời gian thực hiện từ các bản phương án thực hiện công việc. Sơ đồ mạng là phương pháp được dùng phổ biến nhất trong ngành xây dựng và kĩ thuật. Cách thức lập tiến độ được trình bày trong chương tiếp theo.

Sau khi đã thiết lập xong cấu trúc DA, có thể xây dựng một hệ thống mã hóa liên hệ các thành phần của cơ cấu phân chia công việc với cơ câu phân chia chi phí.Hệ thống mã hóa được trình bày trong chương 5 và 6.
Sự hợp nhất giữa cơ cấu phân chia công việc, cơ cấu phân chia chi phí và tiến độ mạng xây dựng nên kế hoạch thực hiện DA, là cơ sở để theo dõi và kiểm soát DA. Có thể xác định mã số của từng khoản chi phí thực hiện DA tương ứng với công việc yêu cầu (được xác định trong cơ cấu phân chia công việc), với người thực hiện (được trình bày trong cơ cấu phân công tổ chức), phù hợp với tiến độ (được thể hiện trên sơ đồ mạng).

Để hệ thống QLDA có hiệu quả, phải hợp nhất các mặt của DA: công việc nào cần làm, ai sẽ làm, khi nào thì làm, và chi phí thực hiện là bao nhiêu? Có thể so sánh công việc làm trên thực tế với công việc đã làm để đánh giá được tiến trình của DA và dự đoán được chi phí và thời hạn hoàn thành DA.

Các giai đoạn hình thành kế hoạch DA được mô tả ở hình 4.8.Các vấn đề liên quan đến giai đoạn xác định DA được trình bày ở chương 2 và 3.Cấu trúc của DA và phương thức hoạch định DA được trình bày trong chương 4 này. Tiến độ và hệ thống theo dõi kiểm soát DA được trình bày tuần tự ở chương 5 và chương 6