2.3NGHIÊN CỨU SỰ CẦN THIẾT PHẢI ĐẦU TƯ VÀ QUY MÔ ĐẦU TƯ
Nhu cầu của chủ đầu tư về một xưởng sản xuất, ột cơ sở dịch vụ hay một công trình phúc lợi là ý tưởng ban đầu hình thành nên DA. Có thể là người phụ trách phân xưởng, ban kế hoạch tài chính, chủ tịch hội đồng quản trị, ban giám đốc hay một công ty tư vấn đề bên ngoài đưa ra yêu cầu về sự cần thiết phải đầu tư. Chủ đầu tư thường phân công một vài nhân viên của mình đánh giá sự cần thiết phải đầu tư và nghiên cứu những điều kiện thuận lợi để thực hiện DA.
Hình 2.2 Ngững giai đoạn của dự án.
Yêu cầu đầu tiên của chủ đầu tư là xác định được mục tiêu của DA.Việc xác định mục tiêu của DA là quan trọng vì nó liên quan đến quy mô của DA, định hướng cho thiết kế và ảnh hưởng đến quá trình thực hiện DA. Quá trình xác định mục tiêu của DA bao gồm cả việc cân đối giữa chất lượng, chi phí và thời gian thực hiện DA. Các bên tham gia DA phải được thông tin đầy đủ và hiểu rõ mục tiêu của DA mà chủ đầu tư đưa ra để làm chuẩn mực cho các quyết định trong suốt quá trình thực hiện DA.
Nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư và quy mô đầu tư là một công việc rất quan trọng bởi vì mục tiêu, quan niệm, ý đồ, kinh phí và thời gian thực hiện DA được xác định lúc này sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến giai đoạn thiết kế và thi công. Mức độ chi tiết của nghiên cứu phụ thuộc vào mức độ phức tạp của DA và tầm quan trọng của DA.
Nghiên cứu sự cần thiết và quy mô đầu tư phải đưa ra được mục tiêu và những yếu cầu tối thiểu về chất lượng của DA, mức vốn đầu tư tối đa, và thời điểm hoàn thành cần thiết.Cung cấp thiếu một trong những thông tin trên có thể dẫn đến định hướng sai DA và gây ra nhiều bất trắc trong tương lai. Nội dung nghiên cứu sự cần thiết và quy mô đầu tư được trình bày trong báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo đầu tư. Chủ đầu tư có trách nhiệm lập báo cáo hoặc hợp đồng với một đơn vị tư vấn lập báo cáo.
Mức độ hoàn chỉnh và chi tiết của báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi hay báo cáo đầu tư ảnh hưởng đáng kể đến chi phí của DA. Không xác định đúng quy mô của DA sẽ dẫn đến các phát sinh tốn kém trong giai đoạn thiết kế và thi công có khi gây ra kiện tụng, tranh chấp làm tang chi phí, chậm tiến độ và là nguyên nhân của nhiều rắc rối khác. Nhiều chủ nhiệm DA có kinh nghiệm đồng ý rằng giai đoạn có thể thực hiện tiết kiệm và hạn chế phát sinh sau này là giai đoạn ban đầu hình thành DA, chứ không phải khi bắt đấu thi công xây dựng. quan niệm này được mô tả như hình 2.3.
Hình 2.3 Tầm quan trọng của việc xác định rõ ràng quy mô dự án trong giai đoạn hình thành dự án
Chủ đầu tư phải xác định được yêu cầu và mục tiêu của DA trước khi bắt đầu DA. Quá trình xác định yêu cầu và mục tiêu của DA đòi hỏi sự tham gia của nhiều người trong đơn vị chủ đầu tư bao gồm ban giám đốc, sáng lâpj viên của công ty, hội đồng quản trị, ban tài chính kế toán, và đặc biệt là những người sẽ sử dụng hay vận hành công trình sau khi được xây dựng xong.quá trình này bao gồm nhiều hoạt động và nhiều cuộc thảo luận. Điều quan trọng là phải tách rời giữa ý định “cần làm gì” và “muốn cái gì”. Nếu không có hạn chế về chi phí và thời gian thực hiện DA, người ta thường chuyển hướng từ ý định “cần làm gì” sang “muốn cái gì”. Điều này làm cho DA không có tính khả thi và nhiều khi vượt khả năng tài chính của chủ đầu tư. Do chi phí và thời gian thực hiện DA có giới hạn , chủ đầu tư phải dựa vào yêu cầu của chính mình để xác lập sự cần thiết phải đầu tư và quy mô của DA. Quá trình xác lập mục tiêu của DA là quá trình cân đối tối ưu giữa khối lượng, chất lượng, chi phí và thời gian hoàn thành DA.
Chủ đầu tư phải biết trách nhiệm của mình là giải quyết những vấn đề liên quan tới yêu cầu và mục tiêu của DA trước khi giao DA cho chủ nhiệm DA. Xác định yêu cầu của chủ đầu tư không phải là nhiệm vụ của chủ nhiệm DA hay của những thành viên thực hiện. Nhu cầu của chủ đầu tư không rõ ràng sẽ dẫn tói những thay đổi, phát sinh, chi phí vượt dự toán, sửa chữa làm lại và hiểu lầm nhau giữa các thành viên tham gia DA. Cách tốt nhất để xác định đúng và có những thông tin liên quan đến yêu cầu của DA là trao đổi với những người sẽ sử dụng công trình sau khi xây dựng xong.
Ví dụ dưới đây minh họa quá trình xác định yêu cầu của chủ đầu tư. Một công ty có ý hướng hoạt động tập trung nhằm làm tang hiệu quả điều hành công việc. Để đạt được mục đích này, ban giám đốc công ty có ý định hợp nhất năm chi nhánh ở năm khu vực vào một địa điểm.Như vậy cần phải thiết kế và thi công xây dựng một công trình có thể phục vụ được cả năm khu vực. Phải tổ chức cuộc họp với những cán bộ quản lý ở năm chi nhánh và cùng thỏa thuận với nhau về những yêu cầu của công trình sao cho đáp ứng đầy đủ được công năng cần thiết cho từng khu vực riêng lẻ. Phải hướng các cuộc thảo luận vào mục tiêu làm sao cho doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả nhất.Cần có sự thỏa hiệp để phân biệt rạch roài giữa “cần cái gì” và “muốn cái gì”.Kết quả cuối cùng phải là một công trình đáp ứng được nhu cầu của cả năm khu vực và hoạt động có hiệu quả hơn so vói năm chi nhánh riêng lẽ. Đi đến sự thỏa thuận cuối cùng là chủ đầu tư cần có một công trình gồm ba hạng mục: một tòa nhà văn phòng làm việc, một nhà kho, và một trạm bảo hành. Ngoài ra cũng cần có thêm một bãi chứa vật liệu và thiết bị ở bên ngoài.Những yêu cầu tối thiểu về công trình như vậy khởi đầu nên quá trình hình thành và xác định quy mô của DA.
Một phần của công tác lập báo cáo nghiên cứu khả thi và báo cáo đầu tư là đánh giá tổng mức vốn đầu tư bởi vì cấp quản lý sẽ không chập thuận triển khai công tác thiết kế khi chưa biết được tổng chi phí của DA. Tính tổng chi phí của DA ở giai đoạn này thường dựa trên một số đơn giá, ví dụ như giá thành một mét vuông nhà, hay giá chuẩn bị một hecta mặt bằng khu đất xây dựng. Nếu chi phí dự toán vượt quá khả năng đáp ứng tài chính của chủ đầu tư, cần phải giảm bớt quy mô của DA.Ví dụ, tòa nhà văn phòng làm việc và trạm bảo hành có thể vẫn duy trì trong DA nhưng nhà kho có thể bỏ bớt đi khi chi phí dự toán vượt mức kinh phí dự trù.Cần phải xem xét đến việc xây dựng thêm nhà kho trong tương lai khi công ty có đủ khả năng tài chính và sau khi đã hoàn thành công tác chuẩn bị mặt hàng, tòa nhà văn phòng làm việc và trạm bảo hành đã xây dựng xong. Cách thức QLDA trong ví dụ này sẽ được bàn thêm ở chương 4, 5, 6
Các báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi và báo cáo đầu tư là tài liệu cơ sở để gửi cơ quan thẩm định đầu tư và trình cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư xem xét, quyết định cho phép thực hiện DA đối với DA vốn ngân sách nhà nước. Đối với DA nhóm A phải tổ chức lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi và báo cáo nghiên cứu khả thi. Nếu DA nhóm A được Chính phủ hay Quốc hội thông qua, hay được chia thành những tiểu DA thì chỉ lập báo cáo nghiên cứu khả thi. Đối với DA nhóm B phải tổ chức lập nghiên cứu khả thi, nếu cần thiết thì được cấp có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản lập báo cáo nghiên cứu tiền khả thi. Đối với DA nhóm C trên 1 tỷ đồng phải lập nghiên cứu khả thi; với DA có vốn đầu tư nhỏ hơn 1 tỷ, DA sửa chữa hay DA có thiết kế mẫu thì chỉ lập báo cáo đầu tư.
Xem toàn bộ sách Quản lý dự án xây dựng của tác giả Đỗ Thị Xuân Lan : xem ngay
0 nhận xét:
Đăng nhận xét