Quản lý dự án xây dựng : CÁC HẠNG MỤC/ CÔNG VIỆC CỤ THỂ

4.7 CÁC HẠNG MỤC/ CÔNG VIỆC CỤ THỂ

Chủ nhiệm DA có trách nhiệm thành lập một kế hoạch thực hiện DA nhưng không thể hoàn thành được bản kế hoạch nếu như không thu thập được các thông tin từ các thành viên thực hiện DA. Cuộc họp khởi động là một phương tiện hữu hiệu định hướng cho các thành viên hiểu rõ các yêu cầu của DA, giới hạn về chi phí, thời gian thực hiện DA.Bảng 4.2 liệt kê các công việc cần thực hiệc cho phiên họp khởi động.

Bảng 4.2 Bảng liệt kê các công việc cần làm cho phiên họp khởi động
1.    Thời gian tổ chức và mục đích của cuộc họp
2.    Phổ biến tên công trình và những thông tin liên quan đến DA cho các thành viên
3.    Giới thiệu các thành viên tham gia DA, chuyên môn và trách nhiệm của họ
4.    Xem lại mục tiêu, yêu cầu và quy mô của công việc
5.    Xem lại tổng mức vốn đầu tư DA và chi phí được dự trù cho đội ngũ những người thực hiện DA
6.    Xem lại tiến độ thực hiện DA và các mốc thời gian quan trọng
7.    Xem lại kế hoạch thực hiện DA cơ sở
Thực hiện thiết kế như thế nào?
Thực hiện giao và nhận thầu như thế nào?
Thực hiện thi công như thế nào?
8.    Bàn bạc phân công cho các thành viên
Trao đổi với từng thành viên ------------------------ (ai làm?)
Xem lại phần công việc cần làm của các thành viên - (ai làm gì?)
Lập tiến độ sơ bộ ------------------------------------- (khi nào?)
Lập dự toán sơ bộ ------------------------------------ (chi phí bao nhiêu?)
9.    Yêu cầu từng thành viên chuẩn bị phương án chi tiết thực hiệc công tác được giao và nộp cho chủ nhiệm DA trong vòng hai tuần
10.    Dự kiến thời gian tổ chức cuộc họp lần tới, lập biên bản cuộc họp khởi động và phân phát biên bản cho mọi thành viên

Trong cuộc họp khởi động, chủ nhiệm DA yêu cầu các thành viên xem xét lại quy mô công việc trong lĩnh vực chuyên môn của họ, nhận định các vấn đề, dự trù chi phí và thời gian cần thiết thực hiện công việc. Để làm được điều này, phải chuẩn bị một bản thiết kế phương án thực hiện các hạng mục/ công việc cụ thể.
Mỗi thành viên chịu trách nhiệm thiết kế phương án thực hiện một số hạng mục/ công việc cụ thể. Bản phương án thực hiện mua bán chi tiết công việc cần làm để đáp ứng yêu cầu của DA và phù hợp với kế hoạch làm việc ban đầu. Các bản phương án phải được các thành viên tập hợp lại và nộp cho chủ nhiệm DA trong vòng hai tuần lễ sau khi cuộc họp khởi động.

Bảng phương án thực hiện công việc gồm có ba phần: quy mô, chi phí và thời gian. Hình 4.7 mô tả gợi ý nội dung của một bảng phương án.Phần quy mô mô tả yêu cầu công việc và các điều kiện, phương tiện cung cấp để thực hiện.Phải mô tả chi tiết để cho các thành viên khấc có thể phối hợp thực hiện những công việc liên quan.Đây là điều rất quan trọng bởi vì vấn đề thường gặp trong công tác quản lý DA là việc phối hợp thực hiện những công việc liên quan.Có thể có rủi ro khi có hai người thực hiện một công việc, đôi khi không có ai làm gì bởi vì cả hai đều nghĩ là người khác đang làm. Các thành viên phải trao đổi với nhau trong quá trình chuẩn bị các bản phương án thực hiện công việc của DA.

Công việc cụ thể là cấp phân chia thấp nhất trong cơ cấu phân chia công việc và là cơ sở để lập tiến độ, theo dõi và kiểm soát chi phí. Khái niệm này rất quan trọng trong QLDA vì nó liên kết công việc với chi phí, thời gian và người thực hiện.Như trong hình 4.7, ở phần chi phí, các mã số liên hệ công việc với cơ cấu phân chia chi phí (CBS).Tương tự, phần tiến độ có các mã số liên hệ công việc với cơ cấu phân công tổ chức (OBS).Cơ cấu phân chia chi phí được dùng để quản lý chi phí trình bày trong chương 6.Các mã số của cơ cấu phân chia tổ chức xác định và liên hệ công việc với những người thực hiện.

Khi dự trù chi phí cần phải đánh giá cẩn thận về tất cả các loại tài nguyên khi cần thiết thực hiện công việc.Phải định giá tất cả công việc và khoản mục bao gồm chi phí nhân công, chi phí sử dụng máy tính, chi phí sao chụp, chi phí đi lại và các chi phí phụ.

Các thành viên phải xem xét tất cả khối lượng công việc mà họ đang làm khi ước tính thời gian thực hiện công việc. Bởi vì các thành viên thường được giao tham gia một hay nhiều DA, do đó, khi chuẩn bị một bản thiết kế phương án thực hiện các công việc cho DA mới, phải lưu ý các công việc đang làm và dự định sẽ làm cho các DA khác. Các thành viên không cẩn thận liên hệ tiến bộ của các DA được giao là nguyên nhân chính làm chậm thời hạn hoàn thành DA.Nhiều khi các thành viên hứa hẹn đảm bảo thời hạn của họ nhưng không dự trù khoảng thời gian cho các gián đoạn hoặc chậm trễ trong quá trình thực hiện công việc.Phải xác định và dự trù thời gian cho tất cả công việc cần làm.

Xem toàn bộ sách Quản lý dự án xây dựng của tác giả Đỗ Thị Xuân Lan : xem ngay