Quản lý dự án xây dựng : CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC

4.4 CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC

Dù là DA lớn hay nhỏ, cần phải thành lập một cơ cấu phân chia công việc (WBS – Work Breakdown Structure) rõ ràng để chia DA ra thành những phần việc có thể quản lý được. Quan niệm về cơ cấu phân chia công việc rất đơn giản: để quản lý được toàn bộ DA thì phải quản lý đợc từng phần của DA. Cơ cấu phân chia công ciệc là nền tảng cho việc lập kế hoạch của DA. Cơ cấu phân chia công việc xác định các công việc cần phải thực hiện, định rõ những chuyên môn cần thiết, hỗ trợ cho việc lựa chọn thành viên của DA, và thiết lập cơ sở để lập tiến độ và kiểm soát DA. Chương 5 và 6 mô tả cơ cấu phân chia công việc được dùng như thế nào để lập tiến độ và theo dõi DA.

Cơ cấu phân chia công việt là một đồ thị thể hiện các phần việc của DA theo một cơ cấu nhiều cấp. Hình 4.6 trình bày một cơ cấu phân chia công việc của một DA gồm ba phần việc chính: công tác chuẩn bị mặt bằng, cơ sở hạ tầng và xây dựng các tòa nhà. Mỗi phần việc chính lại được chia ra những phần việc nhỏ hơn. Ví dụ, phần việc xây dựng các tòa nhà lại chia ra: tòa nhà văn phòng làm việc, cửa hàng bảo hành và nhà kho. DA lại tiếp tục chia nhỏ ra sao cho các công việc ở một cấp là tập hợp con của cấp cao hơn.Cơ cấu phân chia công việc có bao nhiêu cấp là phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của DA. Công việc cụ thể là đơn vị nhỏ nhất của WBS. Công việc cụ thể là công việc có thể đo lường, xác định chi phí, lập tiến độ và kiểm soát được.

Thành lập cơ cấu phân chia công việc là một quá trình liên tục từ khi DA được giao cho chủ nhiệm DA cho đến khi xác định rõ ràng các công việc cụ thể. Chủ nhiệm DA bắt đầu thành lập cơ cấu phân chia công việc bằng cách xác định các phần việc chính yếu của DA. Khi các thành viên thực hiện DA xác định các công việc cần phải thực hiện ở mức độ chi tiết hơn, thì cơ cấu phân chia công việc cũng được điều chỉnh theo. Như vậy cơ cấu phân chia công việc được sử dụng để lập kế hoạch và kiểm soát DA từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.Đây là một công cụ hiệu quả để xác định toàn bộ DA và cung cấp các kênh giao tiếp cần thiết cho quá trình QLDA.

Cơ cấu phân chia công việc là nền tảng cho hệ thống QLDA.Có thể dùng các mã số liên hệ cơ cấu phân chia công việc với cơ cấu phân công tổ chức (Organization Breakdown Structure) để quản lý nhân sự.Có thể dùng các mã số liên hệ cơ cấu phân chia công việc với cơ cấu phân chia chi phí (Cost Breakdown Structure – CBS) để quản lý chi phí.Tương tự, có thể dùng các mã số liên hệ cơ cấu phân chia công việc với tiến độ mạng để quản lý thời gian.Như vậy, cơ cấu phân chia công việc là một công cụ dùng để xác định các công việc, tính toán chi phí và thành lập tiến độ.Cơ cấu phân chia công việc là một phương tiện liên kết các công việc lại với nhau một cách hiệu quả, đảm bảo là không bỏ sót hoặc trùng lặp. Quan trọng hơn cả,cơ cấu phân chia công việc còn cung cấp cơ sở để đo lường kết quả công việc.